Microsoft Excel 2003 - 2010 dan Akuntansi 4

Friday, January 04, 2013

Masih membahas tentang Microsoft Excel 2003 - 2010 dan Akuntansi khususnya notasi rumus untuk mendapatkan nilai saldo. Pada kolom saldo agar proses pembukuan dengan perhitungan saldo dapat dilakukan secara otomatis, maka notasi rumus perlu dirancang. Notasinya seperti ini :

=(IF(SUM(F5:G5)=0,"",SUM($G$5:G5)-SUM($F$5:F5)))

Jika dilihat, rumus diatas hanya menggunakan fungsi SUM ( penjumlahan) dan if saja.

Mari kita uraikan :

Pada table pembukuan seperti contoh pada posting … untuk Debet pada kolom F dan Kredit pada kolom G ( dimulai pada Cell F5 dan G5 ). Maka saldo adalah kolom G (Cell G5) dikurangi dengan kolom F ( Cell F5). Karena pencatatan pembukuan tidak hanya pada satu cell saja melainkan sampai pada cell-cell dibawahnya (dalam bentuk table sehingga barisnya bisa sampai pada baris yang ke 1000 ( tergantung anda ) maka disini perlu penjumlahan pada masing-masing bagian. Sehingga untuk mendapatkan saldo akhir adalah jumlah kredit dikurangi dengan jumlah debet dan pada notasi rumus di Microsoft Excel ditulis seperti ini : =SUM($G$5:G5)-SUM($F$5:F5)

Contoh pada nomor urut 1, transaksi kreditnya adalah Saldo Awal sebesar Rp. 5.000.000,00 sehingga saldo adalah Rp. 5.000.000,00, kemudian diikuti dengan transaksi berikutnya pada tanggal 2 Januari 2013 berupa biaya konsumsi pada mutasi debet sebesar Rp. 250.000,00 , sehingga saldo adalah sebesar Rp. 5.000.000,00 dikurangi dengan Rp. 250.000,00 menjadi Rp. 4.750.000,00 dan pada tanggal yang sama juga dikeluarkan biaya administrasi sebesar Rp. 30.000,00 sehingga saldo menjadi Rp. 4.720.000,00. Pada proses pengeluaran uang untuk belanja konsumsi ternyata masih ada sisa belanja yang dikembalikan pada tanggal yang sama sehingga menjadi mutasi kredit sebesar Rp.4.500,00 sehingga saldo bertambah menjadi Rp. 4.724.500,00. Jadi dengan rumus diatas dapat dijelaskan bahwa jumlah kredit – jumlah debet = saldo (Rp. 5.000.000,00 + Rp. 4.500,00)-(Rp. 250.000,00+Rp.30.000,00)=Rp. 5.004.500,00 – Rp. 280.000,00 = Rp. 4.724.500,00

Oke?

Mengapa ditambah dengan notasi rumus IF didepannya? Sebagai proses kreatifitas dalam markup penggunaan rumus di Microsoft Excel, author Jempot2 Mempawah berfikir seperti ini :

Jika rumus diatas dicopas mulai dari Cell H5 hingga Cell A1000, maka saldo akhirnya akan tampil sampai dengan Cell H1000 tersebut, jadi kelihatan kurang fresh? Untuk menghilangkannya harus di hapus/delete agar tidak tampil lagi. Jika ada transaksi baru, untuk mendapatkan nilai saldonya harus mengcopas lagi dari Cell diatasnya. Dan begitu terus menerus. Agar lebih praktis, sekali copas untuk dapat dipakai dalam jangka waktu yang lama, dan menghindari sifat lupa, maka rumus tersebut tetap harus stanby meski belum ada transaksi, tetapi tidak tampil alias seperti cell kosong. Nah untuk itu ditambahkan dengan notasi rumus IF ( salah satu fungsi logika ) dengan asumsi jika tidak ada transaksi pada kolom debet maupun kredit (nilai debet ditambah dengan kredit sama dengan 0) maka angka pada kolom saldo tidak tampil. Nah dengan demikian maka rumusnya menjadi : =(IF(SUM(F5:G5)=0,"",SUM($G$5:G5)-SUM($F$5:F5))).

Jika fungsi ini sudah benar ( dalam penulisan notasinya ) maka rumus pada kolom Saldo ( dalam contoh mulai pada Cell H5) dapat dicopas sampai sejauh yang anda inginkan dan rumus tersebut siap menampilkan angka saldo akhir setiap kali anda input data transaksi baik pada kolom debet maupun pada kolom kredit. Mak Nyus kan?

Untuk melengkapi proses latihan ini saya lengkapi juga dengan file contoh yang dapat anda download. Silakan dikembangkan sendiri. Saya yakin Anda lebih piawai dari saya.